Vamos ya por el segundo mes del 2012 y en Guatemala, el tránsito por alguna razón está un poco peor que de costumbre (es eso o yo me he topado más de la cuenta con pláticas sobre este tema). Todo mundo opina y todos parecemos tener la solución al mismo, desde cambiar los horarios de los colegios/escuelas hasta crear carreteras alternas; hay soluciones para todos los gustos, pero para ser honesto, poco prácticas. Yo mismo he dado un par, según yo inteligentes, pero nada concreto, y encima, tengo el mismo poder de decisión pública que una abeja en colmena, es decir, nada. Sin embargo, hoy pensando un poco en qué se puede hacer, decidí escribir sobre que lo yo sí creo saber y es, cómo trabajar un poco más eficiente e impactar con esto el tránsito.
Creo fervientemente que es necesario cambiar la cultura de trabajo en nuestro país y empezar a optar por el teletrabajo para algunas posiciones, empezar a eficientizar el uso de oficinas, el tránsito, y encima correr menos riesgos en la calle; la seguridad no está como para pasarse todo el tiempo por allí. Sin embargo, el cambio no es fácil e implica todo un cambio de paradigmas a nivel gerencial, así como una disciplina por parte de los empleados para no abusar del sistema y traerse al trasto con esto, todos los beneficios que puede tener. Entre las cosas que deben tomarse en cuenta están:
1. Acuerdo de objetivos:
a. Es necesario que cada año cada empleado acuerde los objetivos en los que va a trabajar y para cada uno de ellos presente un plan, además, que presente las métricas que considere que reflejarán el éxito o fracaso en cuanto al cumplimiento de los mismos; por ejemplo, si mi objetivo es el desarrollo del proyecto XX, en el plan puedo presentar de manera muy sencilla como creo que lo voy a lograr, los acuerdo que voy a hacer, el equipo que necesito formar, etc. y en las métricas, los puntos que reflejen mi cumplimiento, fechas de entrega, cantidad de contactos realizados; etc. como regla general debe ser algo medible y palpable, que no me mucho chance a argumentarlo dado que lo que se pretende es eliminar subjetividades.
b. Algunos de dichos objetivos son impuestos, por ejemplo para la gente de ventas, la cuota no se puede negociar, viene dada como imposición; al empleado le queda hacer el plan y la métrica como tal es alcanzar o no las ventas requeridas. Algunos otros objetivos vienen nada más referenciados y el empleado debe idearse como lo haces, algunos otros los impondrá la propia persona, en donde se tiene margen de proponer cosas que para él hagan sentido en su rol individual. Esto deja muy poco margen a la subjetividad, te da mucha oportunidad de proponer y por último, evita tener un jefe que te esté respirando en el cuello.
2. Ritmo de trabajo:
Es necesario establecer también un ritmo de trabajo, es decir, una agenda que maneje un equipo dado en particular para discutir sus objetivos como equipos y los trabajos que serán necesarios en conjunto. Cada grupo es dueño de su agenda de trabajo como mejor le haga sentido, los grupos de ventas por ejemplo podrían tener una reunión en común todos los lunes, mientras que los dueños de proyectos los lunes para revisar plan de la semana, miércoles para un chequeo de avance y viernes para cerrar la semana con la minuta de avance y desvío en cuanto a tiempo (si los hubiera); es necesario entonces, un marco de trabajo que marca la pauta en cuanto a cómo hace sentido reunirse y una disciplina para respetar el tiempo de todos. Como mínimo deben tener un sistema que les permita guardar bitácora de sus reuniones, con actividades asignadas y marcar el progreso de las mismas, de forma tal que semanalmente alguien pueda darle seguimiento a todo sin necesidad de andar preguntando individualmente, además, deja medir el avance delas personas en cuanto a actividades puntuales.
3. Diferenciar bien qué empleados pueden decidir si llegan a oficinas y quienes no
Hay que tener claro que ciertos empleados no pueden trabajar bajo este esquema, para algunos es necesario un poco más de guía y para empleado cuyo soporte es de logística y operacional es muy poco práctico. Puestos como contabilidad, finanzas, administración de oficinas, por ejemplo, generalmente requieren un poco más de presencia en oficinas.
4. Soporte Tecnológico
No mentiré en decir que es fácil relacionarse con el resto del equipo cuando tienen horarios dispersos y encima cuando se deja cierto margen de decisión en el empleado en si llega o no a la oficina; hay que tener resueltos temas como:
a. Acuerdos de relaciones (o lo que los gringos llaman Rules of Engagement)
Tiene que acordarse con tu equipo como van a trabajar para no caer en incumplimiento, cosas tan básicas como por ejemplo:
1. Tienes 48 horas para responder cualquier correo.
2. Tienes 48 horas para devolver una llamada
3. Un correo marcado como urgente se debe resolver en las próximas 8 horas.
4. Debes responder celular en horas hábiles.
5. Para el tipo de reuniones de diseño deberás estar presente, para el resto queda a tu criterio.
Esto permite tener un marco de trabajo que marque el estilo de tu equipo, tenga ritmo y encima evite problemas de comunicación; evitar cosas como “te acabo de mandar un correo y no me lo has respondido” (si el acuerdo da más tiempo para responder).
b. Acceso a aplicaciones de la oficina:
Puede que se tenga una única aplicación o muchas, el asunto es que debe resolverse cómo accederá la gente mientras está afuera; si la aplicación los obliga a llegar a la oficina o a trabajar amarrados a cierto horario, por mucho que se deje que las personas lleguen o no a la oficina, nunca será tan libre. Lo bueno es que ahora hay tanto de soluciones de acceso externo que el problema se vuelve qué elegir (mi preferida, DirectAccess de Windows 7 J).
c. Capacidad de colaborar en línea
El problema se puede resolver de forma tan sencilla como usar el correo electrónico y algún share en la nube; o ponerse más complejo y elaborado. El asunto es que debe buscarse una solución que permita tener equipos distribuidos y seguir siendo eficientes; un portal colaborativo con acceso externo tipo extranet es válido.
d. Comunicaciones Dinámicas
Búsquense una solución que les permita Chat, Voz sobre IP (VoIP) y videoconferencias como mínimo para poder colaborar; (luego se pueden poner tan exquisitos y permitirse integrarla con la PBX para amarrar todas sus comunicaciones a una sola consola), algo como lo que te da Skype o Lync2010. Se necesita garantizar que cada miembro del equipo es localizable.
5. Lado negativo.
a. El cambio cultural es fuerte, y no todo mundo está preparado para afrontarlo (pueden sucederse “bajas” en el camino con la gente que no se adapta).
b. Uno nunca deja de trabajar; ejemplo, son las 10:30pm mientras escribo este post, mi mini tropa se acaba de dormir y aprovecho para responder correos y luego tengo una conferencia con amigo mío especialista en Redmond WA con quien quedé de revisar un material. Cuando tienes todas las piezas en su lugar, lo difícil de manera personal es separar cuando estás trabajando así que sugiero que tengan un mínimo de reglas de trabajo en casa; yo tengo ciertos espacios en los que Karencita sabe que si me quedé en la casa trabajando debo cumplir (por ejemplo si estoy en conferencia me encierro para que no oigan a Matías gritar, jajaja); es un bajísimo precio si luego en cambio yo puedo asistir a las actividades del Cole de Adrián por la misma flexibilidad.
c. Si por ejemplo, si alguien decide estar por las mañanas en la oficina pero por la tarde trabajar desde casa, hay que ser muy cuidadoso cuando tomas comunicaciones desde allí, en ocasiones es un poco extraño cuando estás en medio de una llamada con alguien que uno sabe que está en su casa y oyes a su espalda los gritos de la hija mayor que está teniendo un ataque de histeria (esto es un poco exagerado pero pueden suceder cosas así); o que te dejen en medio de una reunión esperando porque “tienen que bajarle el fuego a la olla” ; suena gracioso, pero son cosas que pasan y tienes que tratar de minimizarlas para maximizar el tiempo de reunión.
d. Existe cierto mínimo de infraestructura que debes tener a tu disposición en casa para ser efectivo (conexión a Internet con ancho de banda decente por ejemplo).
Bueno, quedó un poco largo el post, y si llegaron hasta aquí, espero haberles aportado algo, ojalá y algunos cambios pudieran ayudarnos a mejorar el calvario diario del tránsito en Guatemala.
Un abrazo.
